Jak dobrać wielkość namiotu imprezowego do rodzaju imprezy plenerowej?
W poprzednim artykule "Jaki namiot imprezowy wynająć na wydarzenie plenerowe?" staraliśmy się podpowiedzieć, czym kierować się wybierając namiot eventowy, oraz jakie jego parametry decydują o jakości, funkcjonalności, ale także cenie wynajmu. Przedstawiliśmy rodzaje namiotów imprezowych i ich wyposażenia oferowanych na rynku. Odpowiedzieliśmy również krótko na najbardziej podstawowe pytanie; czy namiot jest niezbędnym elementem imprezy organizowanej w plenerze? Gdy znamy budżet i charakter imprezy możemy zatem wybrać, czy odpowiedni będzie standardowy namiot prostokątny, oryginalny na planie gwiazdy lub przyciągający uwagę okrągły namiot imprezowy. Możemy zdecydować się na podłogę i jej rodzaj, a także inne dodatki, włączając w to nawet typ oświetlenia. Decyzją znaczącą jest jednak sam dobór rozmiaru namiotu. Poniżej przedstawimy jak można to przeanalizować oraz podamy także przykłady gotowych rozwiązań tego problemu.
W jakim charakterze ma służyć ora ile osób ma pomieścić namiot imprezowy?
Przede wszystkim zależy to od specyfiki wydarzenia. Namiot imprezowy spełnia różne funkcje zależnie od typu wydarzenia. Podczas miejskich festynów, firmowych pikników czy festiwali muzycznych, może on pełnić szereg różnych zadań. Od biura rejestracji zawodników podczas miejskiego biegu, punktu gastronomicznego, miejsca prowadzenia warsztatów, aż po całościowe zadaszenie imprezy wraz ze sceną. W każdym z tych przypadków organizator imprezy musi odpowiedzieć sobie na szereg pytań: ilu uczestników obejmie wydarzenie, jaka ich część może jednocześnie korzystać z tej konkretnej atrakcji pod namiotem, czy odpowiadam za komfort wszystkich uczestników imprezy w razie załamania pogody? Czy może organizuję bankiet dla konkretnej liczby gości? Innymi słowy nawet w złożonych przypadkach powinniśmy przeanalizować sytuację i chociaż oszacować ile osób ma pomieścić namiot imprezowy w szczytowym momencie.
Kolejną kluczową informacją jest rodzaj aktywności gości pod zadaszeniem. Czy potrzebny jest parkiet taneczny? Czy goście zasiądą do stołów? Jeśli tak, to do jakich? Może krzesła ustawimy w rzędach, gdyż w namiocie odbędzie się konferencja?. Następnie warto zastanowić się nad pozostałymi planowanymi udogodnieniami, takimi jak np. szatnia, dodatkowy stół z poczęstunkiem, ciastami lub kawą. Skonsultujmy się z DJ-em lub zespołem, ile powierzchni potrzebują. Znając te wytyczne, oraz liczbę gości, możemy określić potrzebną powierzchnię namiotu.
Jakiej powierzchni namiotu imprezowego potrzebuję?
Przede wszystkim należy zsumować powierzchnię i zaplanować przestrzeń dla szeregu dodatków wymienionych powyżej. Dla przykładu jeżeli organizujemy szkolenie firmowe, prawdopodobnie wystarczy niewielkie zaplecze techniczne, rzutnik wraz z projektorem i kącik kawowy. Pozostałą przestrzeń przeznaczyć możemy na krzesła ustawione w stylu konferencyjnym - w rzędach. W takim wypadku przyjmuje się, że na 1 osobę przypada 0,9 m2. Zatem powierzchnia potrzebna dla ustawienia krzeseł w rzędach dla np. 70 osób wynosi około 70 m2. Jeśli planujemy dla gości miejsca stojące, np. w trakcie niewielkiego koncertu, wskaźnik m2/osobę wynosić będzie ok. 0,7 - 0,9. m2
Innym zagadnieniem jest organizacja bankietu czy wesela. Tutaj zależność powierzchni i liczby gości zależy głównie od zastosowanych stołów i ich ustawienia. Rozplanowując ustawienie stołów, należy pamiętać o komforcie gości i ergonomii. Uwzględnić należy miejsce na swobodne odsunięcie krzesła oraz dodatkową przestrzeń między stolikami, potrzebną choćby dla obsługi roznoszącej posiłki. Dla przykładu, na stole okrągłym o średnicy 1,8 m, przygotować możemy około 10-12 nakryć dla osób dorosłych. Dodając jednak miejsce na krzesła, ich wygodne odsuwanie i swobodne przejście między sąsiednimi stolikami, na planie namiotu lub sali bankietowej, powinniśmy nakreślić okrąg o średnicy 4,2 m. Zależnie od geometrii dostępnej przestrzeni i rodzaju stołów, przyjąć można, że na 1 osobę potrzebować będziemy ok. 1,1 – 1,3 m2.
Często nasuwającym się pytaniem jest powierzchnia potrzebna na parkiet lub ogólnie miejsce do tańca. Wiele osób wychodzi z założenia, że im więcej tym lepiej. Doświadczenie pokazuje jednak, że często mniejszy parkiet daje lepszy efekt. Po pierwsze, choćby w przypadku wesel, przyjmuje się, że jednocześnie tańczy nie więcej niż 30 - 40 % gości. Po drugie, zbyt duży parkiet, zwłaszcza umieszczony centralnie, powoduje dyskomfort wielu osób. Mniejsza przestrzeń zapewnia więcej intymności, a co odważniejsi zatańczą choćby między stolikami. Dla przykładowego wesela na 100 osób, parkiet nie powinien zatem przekraczać 35 - 40 m2.
Czy nie ma gotowych rozwiązań?
Powyższe przykłady i wskaźniki mogą sprawiać wrażenie, że dobór namiotu imprezowego jest rzeczą trudną. Warto jednak zapytać firmy wynajmującej, czy nie dysponują gotowymi schematami. Najmujący prawdopodobnie podpowie także, jakiej wielkości imprezy, odbyły się już z powodzeniem pod ich namiotami. W Trime dla każdego z naszych namiotów przygotowaliśmy szereg rozwiązań. W zależności od charakteru planowanej imprezy, przesyłamy gotowe propozycje rozplanowania powierzchni wraz z wyposażeniem lub przygotowujemy spersonalizowane rozwiązania.
